Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Datenbearbeitung auf dieser Website ist:

Protokoller, Inh. Dammeier
Dorfstrasse 19
5423 Freienwil
Schweiz
E-Mail: info@protokoller.ch

2. Welche Daten wir erheben

2.1 Kontodaten

Bei der Registrierung erfassen wir:

• Vorname und Nachname
• E-Mail-Adresse
• Firma (optional)
• Passwort (verschlüsselt gespeichert)

2.2 Nutzungsdaten

Bei der Nutzung unseres Dienstes erfassen wir:

• Hochgeladene Audio-Dateien (temporär)
• Erstellte Protokolle
• Projektdaten und Besprechungsinformationen

2.3 Technische Daten

Beim Besuch unserer Website werden automatisch erfasst:

• IP-Adresse (anonymisiert)
• Browsertyp und -version
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs

2.4 Nutzungsstatistiken

Zur Sicherstellung des Betriebs und für persönlichen Support werten wir Nutzungsstatistiken aus (z. B. Anzahl erstellter Protokolle, genutzte Funktionen, Zeitpunkt der letzten Aktivität). Administratoren können dabei auch von Ihnen hochgeladene Vorlagen-Elemente (z. B. Logo, Schriften) einsehen, um Sie bei der Einrichtung zu unterstützen. Inhalte Ihrer Protokolle, Aufnahmen, Fotos und Transkripte werden dabei nicht eingesehen.

2.5 Standortdaten (optional)

Wenn Sie eine Aufnahme starten, fragt Ihr Gerät bzw. Ihr Browser, ob Protokoller Ihren Standort verwenden darf. Stimmen Sie zu, speichern wir die ermittelte Adresse als Ort der Besprechung im Protokoll und verwenden sie gegebenenfalls als Vorschlag für den Projektnamen. Lehnen Sie ab, funktioniert der Dienst uneingeschränkt — der Ort bleibt dann einfach leer.

2.6 Probelauf ohne Anmeldung

Sie können Protokoller ausprobieren, ohne eine Adresse anzugeben. Dabei entsteht ein vorläufiges Konto, das keine persönlichen Daten von Ihnen enthält: Es trägt eine technische Platzhalteradresse und kein nutzbares Passwort. Verarbeitet werden

• Ihre Tonaufnahme (höchstens fünf Minuten) samt Transkript und dem daraus erstellten Protokoll,
• Ihre IP-Adresse, um die Zahl der Probeläufe je Internet-Anschluss und Tag zu begrenzen,
• Ihre Zustimmung zu dieser Erklärung und zu den AGB, die Sie vor dem Start erteilen.

Zweck ist ausschliesslich, Ihnen das Ergebnis zu zeigen. Ein Probelauf begründet keinen Vertrag. Es geht keine Post an einen Probelauf — eine Platzhalteradresse kann keine empfangen; Werbung erhalten Sie daraus nicht.

Die Bearbeitung von Aufnahme, Transkript und Protokoll beruht auf Ihrer Zustimmung, die Sie vor dem Start durch das Häkchen erteilen und jederzeit durch das Löschen des Probelaufs widerrufen können. Die IP-Adresse bearbeiten wir aufgrund unseres berechtigten Interesses am Schutz vor missbräuchlicher Nutzung.

Löschfrist: 14 Tage. Danach löschen wir den Probelauf von selbst — Aufnahme, Transkript, Protokoll, PDF und das vorläufige Konto. Sie können ihn jederzeit auch sofort selbst löschen; der Weg dazu steht während des ganzen Probelaufs auf dem Bildschirm. Tragen Sie Adresse und Passwort nach, wird aus dem vorläufigen Konto Ihr Konto, die Inhalte bleiben erhalten, und ab dann gelten die übrigen Fristen dieser Erklärung.

Zwei Dinge bleiben über diese Frist hinaus, und das sagen wir, damit das Wort «gelöscht» stimmt:

• Eine Zählzeile, mit der wir die Zahl der Probeläufe je Internet-Anschluss und Tag begrenzen. Sie enthält Ihre IP-Adresse NICHT im Klartext, sondern nur einen nicht umkehrbaren Prüfwert daraus; spätestens 31 Tage nach dem Probelauf wird auch sie gelöscht.
• Haben Sie uns über «Problem melden» geschrieben, bleiben Text, Transkript und technische Angaben dieser Meldung erhalten — wir brauchen sie, um den Fehler zu beheben. Sprachnachricht und Bildschirmfoto werden gelöscht.

Auf einer Besprechungsaufnahme sprechen in der Regel auch andere Menschen. Bitte nehmen Sie nur auf, wenn die Anwesenden davon wissen.

3. Zweck der Datenverarbeitung

Wir verwenden Ihre Daten ausschliesslich für:

• Bereitstellung unseres Dienstes (Transkription und Protokollerstellung)
• Kontoverwaltung und Authentifizierung
• Abrechnung und Zahlungsabwicklung
• Kundensupport
• Verbesserung unseres Dienstes

Die Datenbearbeitung erfolgt gestützt auf das Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG, revidierte Fassung seit 1. September 2023) und ist zur Vertragserfüllung sowie aufgrund unserer berechtigten Interessen an der Verbesserung unseres Dienstes erforderlich.

4. Datenübermittlung an Dritte

4.1 Transkription (OpenAI)

Für die Transkription Ihrer Audio-Dateien nutzen wir den Dienst "Whisper" von OpenAI, Inc. (USA). Ihre Audio-Dateien werden zur Verarbeitung an Server von OpenAI übermittelt. OpenAI ist unter dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert.

4.2 KI-Verarbeitung (Anthropic)

Für die Strukturierung und Zusammenfassung nutzen wir Claude von Anthropic, PBC (USA). Der transkribierte Text wird zur Verarbeitung an Anthropic übermittelt. Anthropic ist unter dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert.

4.3 Zahlungsabwicklung (Stripe)

Für die Zahlungsabwicklung nutzen wir Stripe, Inc. (USA). Stripe verarbeitet Ihre Zahlungsdaten direkt. Wir speichern keine Kreditkartendaten.

4.4 Hosting

Unsere Server befinden sich in der Europäischen Union. Die Datenübertragung erfolgt verschlüsselt via SSL/TLS.

4.5 Adress-Auflösung (OpenStreetMap)

Um aus Standort-Koordinaten eine lesbare Adresse zu machen, nutzen wir den Dienst Nominatim der OpenStreetMap Foundation (Grossbritannien). Dabei werden ausschliesslich die Koordinaten übermittelt — keine Konto- oder Protokolldaten.

5. Speicherdauer

• Audio-Dateien: Werden spätestens 30 Tage nach dem Hochladen automatisch gelöscht — Transkript und fertiges Protokoll bleiben erhalten
• Protokolle: Solange Ihr Konto aktiv ist
• Kontodaten: Bis zur Löschung Ihres Kontos
• Probelauf ohne Adresse: 14 Tage nach dem Start — danach werden Aufnahme, Transkript, Protokoll und das vorläufige Konto automatisch gelöscht; eine sofortige Löschung ist jederzeit selbst möglich
• Rechnungsdaten: 10 Jahre (gesetzliche Aufbewahrungspflicht)

6. Ihre Rechte

Sie haben jederzeit das Recht auf:

• Auskunft: Welche Daten wir über Sie gespeichert haben
• Berichtigung: Korrektur unrichtiger Daten
• Löschung: Löschung Ihrer Daten (soweit keine Aufbewahrungspflicht besteht)
• Datenübertragbarkeit: Export Ihrer Daten in einem gängigen Format
• Widerspruch: Gegen bestimmte Datenverarbeitungen

Zur Ausübung Ihrer Rechte kontaktieren Sie uns unter: info@protokoller.ch

7. Cookies

Wir verwenden nur technisch notwendige Cookies für:

• Session-Verwaltung (Login)
• Sicherheitsfunktionen

Wir verwenden keine Tracking- oder Werbe-Cookies.

8. Datensicherheit

Wir schützen Ihre Daten durch:

• SSL/TLS-Verschlüsselung aller Übertragungen
• Verschlüsselte Speicherung sensibler Daten
• Regelmässige Sicherheitsupdates
• Zugriffsbeschränkungen

9. Änderungen

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen. Die aktuelle Version finden Sie stets auf dieser Seite.

10. Kontakt

Bei Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter:
E-Mail: info@protokoller.ch