Bedienungsanleitung
So funktioniert
Protokoller.
Von der ersten Aufnahme bis zum fertigen PDF. Alles erklärt – Schritt für Schritt.
Das Projekt
Neues Projekt anlegen — Name, Adresse, Typ. In 20 Sekunden startklar.
Tippe auf Play – alle 8 Funktionen in einer Minute.
Registrieren & starten
In 3 Minuten zum ersten Protokoll
Konto erstellen
Öffne protokoller.ch und tippe «Kostenlos testen». Wähle eine E-Mail-Adresse und ein Passwort – fertig. Kein App-Store nötig, die App läuft auch im Browser.
App auf dem Handy installieren
Lade die Protokoller-App aus dem App Store (iOS) oder Google Play Store (Android). Melde dich mit denselben Zugangsdaten an – alle Projekte sind sofort sichtbar.
Land wählen
In den Einstellungen wählst du CH, DE oder AT. Das ändert die Bezeichnungen (z. B. «Pendenzen» vs. «Mängel») und die verfügbaren Protokolltypen automatisch.
Projekt anlegen
Alles an einem Ort: Protokolle, Pendenzen, Beteiligte
«+»-Knopf antippen
Tippe auf der Projektübersicht auf das Orange-Plus rechts oben. Gib dem Projekt einen Namen, eine Adresse und wähle den Typ (Neubau, Renovation, Umbau …).
Beteiligte hinzufügen
Im Projekt unter «Beteiligte» tippst du auf «Importieren». Halte die Kamera auf eine Visitenkarte, einen Planverteiler oder ein Foto aus deinem Adressbuch – die KI erkennt Namen, E-Mail und Telefon automatisch. Alternativ: Text eintippen oder CSV hochladen.
Projektwissen eintragen
Unter «Wissen» kannst du der KI alles mitteilen, was sie wissen soll: Bodenuntersuchungen, Farbentscheide, Terminvereinbarungen. Du kannst Texte eintippen oder PDFs und Fotos hochladen – die KI extrahiert die relevanten Infos.
Aus Unterlagen anlegen (KI)
Du hast bereits PDFs, Pläne oder ältere Protokolle? Lade sie beim Anlegen hoch – die KI erstellt das Projekt mit Beteiligte, Wissen und Struktur aus den Unterlagen.
Besprechung aufnehmen
Sprechen statt tippen – das Protokoll entsteht von selbst
Aufnahme starten
Wähle ein Projekt, dann tippe unten auf «Neue Aufnahme». Wähle den Protokolltyp (Baubesprechung, Abnahme, Mängelprotokoll …) – du kannst ihn auch später noch ändern. Dann: Mikrofon-Knopf drücken, losreden.
Fotos während der Aufnahme
Tippe auf das Kamera-Symbol neben dem Mikrofon, um Fotos zu schiessen. Sie werden automatisch dem laufenden Protokoll zugeordnet. Die KI kann sie anschliessend beschriften und Pendenzen daran hängen.
Aufnahme stoppen
Drücke nochmals auf den Mikrofon-Knopf. Das Audio wird hochgeladen, die KI transkribiert es und erstellt eine strukturierte Zusammenfassung mit Pendenzen, Beschlüssen und Teilnehmerliste – alles automatisch.
Offline aufnehmen
Kein WLAN auf der Baustelle? Kein Problem. Die Aufnahme läuft lokal auf dem Gerät und wird hochgeladen, sobald du wieder Empfang hast.
Protokoll bearbeiten
Nachkorrigieren per Diktat oder per Hand
Zusammenfassung überprüfen
Öffne das fertige Protokoll. Du siehst Traktanden, Beschlüsse, Pendenzen und Teilnehmer. Tippe auf einen Abschnitt, um ihn zu bearbeiten.
Änderungen diktieren
Statt tippen: Drücke auf das Mikrofon-Symbol und sprich die Änderung ein («Lösch Punkt 3» oder «Trag bei Pendenz 1 den Termin 15. Oktober ein»). Die KI setzt die Änderung um und zeigt dir einen Vorschlag – du bestätigst mit einem Tipp.
Fotos beschriften
Im Foto-Bereich kannst du Bilder per Diktat oder Text beschriften. Die KI schlägt passende Beschriftungen und Zuordnungen zu Traktanden vor.
Pendenzen verwalten
Aufgaben zuweisen, verfolgen und abschliessen
Pendenzen prüfen
Tippe in der Projektansicht auf «Pendenzen». Du siehst alle offenen Aufgaben aus allen Protokollen. Filter: Offen / Erledigt / Alle Firmen.
Pendenz einer Firma zuordnen
Tippe auf eine Pendenz und wähle die verantwortliche Firma oder Person aus der Beteiligten-Liste. Du kannst auch ein Fälligkeitsdatum setzen.
QR-Code für Handwerker
Tippe auf «QR-Code» oben rechts. Es erscheint ein QR-Code, den du ausdrucken oder per WhatsApp/Mail versenden kannst. Der Handwerker scannt ihn und sieht seine offenen Aufgaben – ohne Login.
Rückmeldungen empfangen
Der Handwerker kann Pendenzen als erledigt markieren und ein Foto anhängen. Die Rückmeldung erscheint in deinem «Posteingang» in der Projektansicht.
Pendenz abschliessen
Prüfe die Rückmeldung und tippe auf «Akzeptieren» oder «Ablehnen». Akzeptierte Pendenzen wandern ins Archiv.
Dokumente importieren
Bestehende Protokolle und Pläne einbinden
Ältere Protokolle als PDF hochladen
In der Projektansicht unter «Archiv» findest du «Protokolle importieren». Lade bis zu 10 PDF-Dateien auf einmal hoch. Die KI extrahiert Pendenzen, Beschlüsse und Teilnehmer und erstellt daraus Einträge in Protokoller.
Projektwissen aus PDFs
Unter «Wissen» lädst du Pläne, Berichte, Normen oder Baubeschriebe hoch. Die KI liest sie und speichert die relevanten Informationen – so kennt sie beim nächsten Protokoll den Bodenaufbau, die Farbentscheide und die Termine.
Fotos als Protokoll
Keine Aufnahme gemacht, aber Fotos vom Augenschein? Lade sie hoch – Protokoller erstellt daraus ein Protokoll mit Bildbeschreibungen und Pendenzen.
Briefe & Texte schreiben
Von Hand getippt, im eigenen Briefkopf
Neuen Brief anlegen
Tippe in der Projektansicht auf «Neue Aufnahme» und wähle den Typ «Brief». Du bekommst einen leeren Briefbogen – ohne Aufnahme, ohne KI.
Brief schreiben
Empfänger, Betreff und Text tippst du selbst. Anrede und Grussformel stehen schon passend zum Land da, Ort und Datum ebenfalls. Es wird keine Audiominute verbraucht.
Anpassen und speichern
Als PDF exportieren, teilen oder per Mail versenden – im Firmenlayout, mit Fenster und Falzmarken an der richtigen Stelle für die Schweiz, Deutschland und Österreich.
PDF exportieren
Professionelle Protokolle im eigenen Design
PDF erstellen
Öffne ein fertig bearbeitetes Protokoll und tippe auf «PDF». Das Dokument wird mit deinem Logo, deiner Farbe und Schriftart erstellt – sofort bereit zum Senden.
Eigenes Design einstellen
In den Einstellungen unter «Protokoll-Design» lädst du dein Logo hoch und wählst Akzentfarbe, Schriftart und Layout. Eine Live-Vorschau zeigt das Ergebnis sofort.
Teilen
Tippe auf «Teilen / Senden» um das PDF per Mail, WhatsApp oder einem anderen Kanal zu versenden.
Team einrichten
Gemeinsam arbeiten – ein Kontingent für alle
Team erstellen
In den Einstellungen unter «Team» tippst du auf «Neues Team». Gib dem Team einen Namen und lade Mitarbeiter per E-Mail ein.
Projekt teilen
In der Projektansicht unter «Teilen» fügst du Team-Mitglieder zum Projekt hinzu. Alle sehen dann dieselben Protokolle, Pendenzen und Beteiligte.
Kontingent
Pro Plan sind 120 KI-Zusammenfassungen pro Monat enthalten. Das teilt sich das ganze Team. Der aktuelle Stand ist in den Einstellungen unter «Abonnement» sichtbar.
Bereit zum Starten?
Protokoller ist kostenlos – du brauchst keine Kreditkarte.
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